マイナンバーが会社で利用される場面としては、源泉徴収票や給与支払い報告の作成などの税金に関する手続きの場面のほか、入退社時の保険関係の手続き（雇用保険、健康保険、厚生年金保険）などの社会保障に関する手続きの場面があります。
マイナンバー制度は平成２８年１月から始まりましたが、雇用保険の資格取得・喪失手続きに関しては、マイナンバー制度の開始と同時にマイナンバーの記載が必要となりました。
平成３０年５月以降はその運用が厳格化され、マイナンバーの記載がない届出は受理されずに返戻される取扱いとなっています。
健康保険や厚生年金保険の手続きに関しては、平成３０年３月からマイナンバーによる届出が始まりましたが、マイナンバーと基礎年金番号が紐づけされることによって、それまで必要だった従業員の住所や氏名変更の際の変更手続きは省略可能となりました。
ところで、会社としては、従業員の採用のとき、どのタイミングで従業員からマイナンバーの提供を受けるか悩ましいところです。
また、そもそも、従業員本人がマイナンバーの提供を拒むという事態が発生しないとは限りません。
実は、このようなマイナンバーに関する気がかりは、就業規則に規定し、運用することで、ある程度スッキリ解決することができます。
採用の際に、入社予定者からマイナンバーの提供を求めることができるのは、雇用契約書を取り交わしたり、入社に関する誓約書を提出してもらう等、その入社が確実になった時点であると解されています。
そこで、「採用の際の提出書類」のひとつとして「マイナンバー」を追加しておき、就業規則に、「採用の際の提出書類は、入社後一定期間以内に提出する必要があること」および「正当な理由も無く、期限を過ぎて提供が無い場合には、採用の取り消しや懲戒処分の対象となり得ること」を規定しておいては如何でしょうか。
もしも、他の提出書類は提出してもマイナンバーの提供を拒む場合は、理由を確認し、どうしても提供を受けることができない場合は、その理由を確実に記録に残しておきましょう。
また、マイナンバーは法律上厳重に管理することが求められているため、入社予定者からマイナンバーの提供を受ける際は、その利用目的をしっかりと説明する必要があり、説明した以外の目的で使用することはできませんが、この「マイナンバーの利用目的」も、就業規則に規定しておけば、説明の際に明確に示すことができるという利点もあります。
御社の就業規則には、マイナンバーに関する規定がありますか？
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